海运货代的一般操作步骤如下，分为预订、入库、托车、报关、单证确认、费用等步骤。详细的内容如下，一起学习。一:预订1:客户向货代预订(预订必须显示:承运人/发件人、船公司/船名/航次或船期、出发港、目的港/中转港、货物名称、机柜类型、运费条款、承运人签字、盖章)2:客服人员收到预订单后，需要确认订单。到付货FOB/EXW/FCA：与国外确认。预付货：Sales(预付货)与客户核对运价，确认后Sales在订舱单上签字确认，然后根据自己创建的S/O向相应船公司订舱。1：客服人员需要与船公司确认舱位。预订后，客户服务人员应及时将信息输入公司内部系统2：制作相应的操作通知，注明与预订信息一致的信息，并发送给客户，方便客户安排货物和账单的交付。入库:入库通知拖卡:拖卡装箱通知自拉自报:自拉自报协议*EXW/FCA：客户提供提货通知单，货运代理安排车队提货到仓库。二：入仓，托车，自拉自报，报关1：客户行为①入仓:客户收到入仓通知后，需要根据入仓单上的时间地址按时入仓，确认内部信息正确。报关单据应当在规定的时间内送达货代办公室，方便货代安排报关。②拖卡:如果客户需要货运代理安排拖卡报关，需要在收到货运代理提供的拖卡装箱通知后进行确认。如果确认无误，需要将拖卡的相关信息(拖卡时间、地点、联系人、装箱数据)正确补充到通知中，并返回给货运代理。同时，报关单据应在货代规定的时间内准备到位。③自拉自报：如果客户需要自拉自报，请在确认货运代理提供的自拉自报协议上的相关预订和费用信息后，扫描并返回货运代理，然后在收到货运代理关于船运公司放置舱的通知后，在收到货运代理的装箱单后，用自拉自报协议原件签字盖章。请在船运公司规定的截止时间内通知货运代理。此外，客户还安排其他货运代理或报关行办理报关。2：货代操作①进入仓库：在客户订单到达的前提下安排发货：对于整个集装箱货物，通知仓库提货箱包装安排进入港口，接收仓库提供的箱封，并截取订单;对于LCL货物，将其转交给客户服务部确认LCL信息(顺序、盒形、是否安排包装等)，通知仓库提货箱包装进入港口，并接收仓库提供的箱封禁单。报关单据移交报关行审核单据，告知预安排报关时间。*货代确认客户到货情况说明：⑴货物进入仓库的情况:已经进入仓库:需要确认货物是否与客户的预订数据一致，并与仓库确认货物是否有损坏和变形的油渍。如有损坏等情况，需与客户确认。确认会出运，需要让客户提供相应的保函;不能出运，请配合客户进行维修行为。(到付货FOB原则上需要与国外确认是否可以发货，预付货物需要与客户确认)不进仓:需要立即与客户确认是否发货，如果还需要发货，需要通知客户最迟发货时间。同时通知客服，由客服确认是否等待客户的货物。⑵报关单据接收情况：已接收：做好登记、整理、归档工作，与客户预订信息进行基础数据验证，并检查数据是否齐全。未提前转交报关单(特别是需要报关单的，应提前提交报关单)：应立即与客户确认账单到位时间，并确认是否有报关单等特殊情况。如果不能在规定时间内发送，客户应向我公司提供正确完整的扫描件，原件必须在报关日前发送至报关行。②拖卡：收到客户发回的拖卡装箱通知后，根据客户提供的信息和入境时间通知合作团队安排箱、拖卡装箱、入境等操作。在车队安排完毕后，请告知客户拖卡的车队信息，方便客户查看。车队提到箱子后，货代根据车队提供的箱封禁等信息截取订单。报关单据移交报关行审核单据，告知预安排报关时间。③自拉自报：货运代理只需根据客户提供的舱单信息截取订单，在船运公司规定的截取期限内向船运公司发送完整正确的舱单，并确保船运公司已收到。报关由客户自行安排。三、确认文件→费用→签单→存档1：文件确认：客户到达并有初步运输信息后，货运代理文件应根据客户提供的订单输入提单相关信息，及时发送给客户确认，直至确认完成。注意：签单后客户要求修改提单，货代要根据情况加收费用。2：费用：确认出货后，货代需要制作费用，送到客户处确认开票事宜。在客户确认后，货代开具发票寄给客户支付账单。特殊费用需要与客服/Sales进行确认。3：签单①货运代理提单:货运代理在与船运公司确认离港信息后，需要签署确认的提单，并在客服确认无误后提交财务保管。在确认收到客户付款后，财务部门将提单盖章后，将提单退回文件，并将文件寄给客户或帮助客户安排电放。注意：客户要求电放的提单需要收到客户提供的电放保函原件，电放费和提单原件可以安排电放。②海运提单：海运提单由船公司签署。货运代理收到船运公司的海运提单后：原提单应保存一份，另一份应存档，其余两份应寄出国外代理;电放行提单应向船运公司出具电放行保函，以便船运公司安排电放行给货运代理;Seawaybill，只需将seawaybill与货代提单一起存档转交客服进行下一步操作。4.收到船公司的海单文件后，存档客服整理与该票单相关的海运费用。货代提单信息整合后，扫描归档，扫描件发送到国外。还需要关掉这张票单。4：其他1：如果货运代理安排托车/货运代理仓库，货运代理安排报关货物，货运代理操作应在船运公司免费箱期内安排拖车柜。请在免堆期内安排进港，以防止额外费用。如有超堆费、换船费、逾期柜租等额外费用，需立即通知客户，要求其书面确认，并做好登记。2：如果客户因各种原因取消预订，需要书面确认，在确认所有费用已结清的情况下，可以在电脑中删除信息。提单准备注意事项：①提单的内容要完整、准确，必要的信息不能空出，包括：SHIPPER，CONSIGNEE，NOTIFYPARTY，VSL’SNAME/VOY，POL，POD，PLACEOFDELIVERY，MARKS，CARGODESCRIPTION，CNTRNO./SEALNO.,DELIVERYAGNET等。②提单表面应清理干净，防止涂改过多，一份提单最多不能超过3个更正章。羊毛数据、产品名称、船名/航次、箱封禁等重要项目不能更改。记住报关单、提单、舱单上的产品名称、羊毛数据等数据必须一致。③客户要求出船证。船舶证书的内容(如船级社、船龄要求)应与相关船公司核实确认。④原则上不能同意客户倒签提单的要求。⑤海运提单原则上归货代所有，不能提供给客户海运提单，货代提供给客户的提单(除非客户要求直接订单)。

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